Einfühlungsvermögen und Neugierde: Das Rüstzeug für erfolgreiches Recruiting

Was ist entscheidend dafür, dass Arbeitgeber erfolgreich und nachhaltig rekrutieren? Neben der attraktiven Außendarstellung im Rahmen von Employer Branding Kampagnen, einer ansprechenden Karriereseite und aussagekräftigen Stellenanzeigen, ist die Interviewdurchführung das ausschlaggebende Kriterium.
Die Art und Weise wie Interviews durchgeführt werden, können maßgeblich für die Fluktuation während des Bewerbungsprozesses, aber auch für die Zeit nach der Einstellung der neu gewonnenen Mitarbeiter*Innen, sein.
Erfolgreiches Recruiting bedeutet weitaus mehr, als nur ein Interview mit Standard-Fragen durchzuführen. Es geht um Vertrauen, um wertschätzenden Austausch, um Atmosphäre und nicht zuletzt auch um Ehrlichkeit.
Recruiter*Innen sind nicht nur die Schnittstelle zwischen Arbeitgeber und Bewerber*Innen. Sie sind Multitalente, die für eine reibungslose Candiate Experience, aber auch für die glaubwürdige und sympathische Darstellung des Arbeitgebers sorgen. Dafür ist eine hohe zwischenmenschliche Kompetenz Grundvoraussetzung.

Vertrauen aufbauen
Lange bevor ein Interview startet, sollte eine gute und tragfähige Basis mit den einstellenden Fachbereichen geschaffen werden.
Deshalb sollten sich Recruiter*Innen bereits vor dem Start der Bewerberinterviews Zeit für ein ausführliches Gespräch mit der einstellenden Führungskraft nehmen. Es geht darum, ein Gespür für das Team-Umfeld und die Erwartungen der Führungskraft zu entwickeln.

Oftmals besteht bei ungeübten Interviewer*Innen aus den Fachbereichen eine hohe Unsicherheit hinsichtlich Durchführung der Bewerbergespräche. Sehr viele Dinge müssen beachtet werden und häufig fällt es Interviewern nicht so leicht, anhand eines Gespräches zu entscheiden, ob das Gegenüber zur eigenen Abteilung passt.
Die meisten Interviewer aus den Fachbereichen, sind dankbar dafür, wenn der/die Recruiter*In im Rahmen eines Briefings erklärt, wie das Interview grob ablaufen soll, wie man sich diskret verständigt, wenn man schon im frühen Stadium des Interviews feststellt, dass das Gegenüber nicht passt und worauf genau zu achten ist.

Praktische Hilfestellungen, wie die Bereitstellung eines Gesprächsleitfadens oder die gemeinsame Ausarbeitung von Aufgaben, die Bewerber*Innen lösen sollten, vertiefen das Vertrauen zwischen Fachbereich und Recruiter*In. Obendrein können beide Seiten vom Fachwissen des anderen profitieren.
Mit dieser guten Vorbereitung gewappnet, fällt es umso leichter, Bewerber*Innen gezielt zu interviewen und auch die menschliche Passung im Gespräch herauszuarbeiten. Und zwar individuell und ganzheitlich, jenseits von Standard-Interviewfragen.

Auch zu den Bewerber*Innen sollte von Beginn an eine Vertrauensbasis aufgebaut werden. Das gelingt, indem sie Informationen darüber erhalten, wie lange das Gespräch dauern wird und was sie erwartet.
Sie sollten ausdrücklich zu einem Dialog mit den Gesprächsbeteiligten eingeladen werden, denn nichts ist schlimmer für Bewerber*Innen, als das Gefühl, in einem Verhör zu sitzen.
Ein guter und wertschätzender Abschluss des Gespräches sowie die weitere zeitnahe Kommunikation, sowohl mit Bewerber*Innen und Fachbereichen, tragen zu einer vertrauensvollen Atmosphäre bei.

Insbesondere die Rückmelderunde nach dem Interview, wenn Fachbereich und Recruiter*In ihre Eindrücke zusammenfassen und eine erste Einschätzung abgeben, ist sehr wichtig.

Beratungskompetenz
Während eines Auswahlverfahrens brauchen die Fachbereiche Recruiter*Innen, die in der Lage sind, unterschiedliche Sichtweisen zu verstehen, zu vertreten und Perspektiven, aber auch Konsequenzen, aufzuzeigen.
Denn oftmals sehen sich Fachbereiche unter Druck, eine Stelle dringend zu besetzen und sind infolge dessen gewillt, Kandidat*Innen einzustellen, die nicht passen bzw. denen viele Qualifikationen fehlen.

An diesem Punkt ist die Beratungskompetenz von Recruiter*Innen dringend gefragt. Als neutrale/r Beobachter*In, ist es die Aufgabe des Recruitings, die Konsequenzen einer Fehlbesetzung aufzuzeigen und mit den Fachbereichen Chancen, aber auch Risiken abzuwägen. Denn letztlich trägt der Arbeitgeber nicht nur die Verantwortung für eine erfolgreiche Besetzung der Vakanz, sondern auch eine soziale Verantwortung für neu gewonnene Beschäftigte, wenn es im schlimmsten Fall zu einer arbeitgeberseitigen Kündigung kommt.

Empathie
Um einen Menschen ganzheitlich wahrnehmen zu können, braucht es ein hohes Maß an Empathie. Jeder Mensch sendet ganz individuelle Signale. Sei es mit der Kleidung, Mimik, Gestik, Ausdrucksweise, aber auch der Art und Weise, wie er/sie im Gespräch auf Fragen eingeht. Wer etwas über andere Menschen erfahren möchte, sollte in der Lage sein, sich vorbehaltlos auf ein Gespräch einzulassen. Jeder Mensch hat seine eigene Geschichte, die ihn prägt und die berücksichtigt werden will.

Empathische Recruiter*Innen erhalten oftmals sehr viel mehr Einblick in die Persönlichkeit des Gegenübers, weil sie in der Lage sind, aus der Intuition heraus, Fragen zu formulieren. Insbesondere das Wahrnehmen von unausgesprochenen Antworten und das darauf eingehen, gibt Gesprächspartner*Innen die Möglichkeit, sich zu erklären. Somit wird vermieden, dass man mit einem „unerklärlichen Bauchgefühl“ aus dem Interview geht.

Neugierde
Neben der Empathie und der Intuition ist die Neugierde ein ganz wichtiges Merkmal von erfolgreichen Recruiter*Innen. Wer neugierig ist, stellt meist viele Fragen. Dadurch erhält man sehr viel mehr ausführliche Antworten und kann ein gutes Gespräch bzw. einen Austausch einleiten.
Ich gebe immer den Ratschlag, Bewerber*Innen so zu befragen, wie einen Freund, den man schon lange nicht mehr gesehen hat. Denn auch hier stellt man zumeist offene Fragen und fördert einen Dialog, der von Austausch und Wertschätzung geprägt ist.

Nahbarkeit
Wer Informationen, insbesondere von völlig fremden Personen, erhalten will, muss auch Informationen preisgeben. In Bewerbungsgesprächen wird von Bewerber*Innen erwartet, dass sie möglichst viel, inklusive Schwächen, über sich verraten. Das gelingt sehr viel einfacher, wenn auch die Interviewer Schwächen preisgeben.
Beispielsweise auf die Frage: „Aus welchem Fehler haben Sie bisher am meisten gelernt?“ fällt es Bewerber*Innen häufig schwer, eine aussagekräftige Antwort zu geben. Denn zum einen müssen sie damit einen Fehler zugeben und zum anderen eine gute Antwort finden, die sowohl Lern- und Adaptionsvermögen zeigt.
Als nahbarer Interviewer baut man eine Brücke zum Gegenüber, in dem man ein eigenes Beispiel anführt.
Es ist auch wichtig, dass man sich in die Lage und Nervosität des Gegenübers hineinversetzt und den eigenen Tonfall und die Lautstärke sowie die Fragetechnik anpasst.

Konstruktive Kritikfähigkeit
Recruiter*Innen haben nicht nur die Aufgabe, ein Gespräch zu moderieren und den Fachbereich bei der Auswahl geeigneter Bewerber*Innen zu unterstützen. Sie brauchen auch den Mut, Dinge, die während des Gespräches nicht optimal gelaufen sind, zu benennen.

Kompetente Recruiter*Innen geben auch (wenn gewünscht) Feedback an die Gesprächspartner aus den Fachbereichen. Denn wie schon beschrieben, ist nicht jeder Einstellungsverantwortliche ist in dem Thema Interviewführung sicher. Und die meisten sind auch sehr dankbar, wenn sie eine kurze Reflektion und hilfreiche Tipps erhalten. Im Umkehrschluss sollten auch Recruiter*Innen ein Feedback von den Einstellungsverantwortlichen hinsichtlich ihres Beitrages einfordern und in künftigen Gesprächen entsprechend darauf eingehen.

Auch Bewerber*Innen fragen oftmals nach einem Gespräch, welchen Eindruck sie hinterlassen haben. Viele Recruiter*Innen tun sich sehr schwer damit, ein entsprechendes Feedback zu geben oder auch anzunehmen. Dabei ist es so wertvoll und auch wichtig, für alle Seiten, eine kleine Standort-Bestimmung zu erhalten. Natürlich sollte ein Feedback immer wertschätzend formuliert und hilfreich für das Gegenüber sein.

Gute Beobachtungsgabe
Neben den oben genannten Punkten, bringen versierte Recruiter*Innen auch eine gute Beobachtungsgabe mit. Noch wichtiger als der Inhalt eines Gespräches, ist die Interaktion, die zwischen den Gesprächspartnern stattfindet. Diese zeigt sich häufig in der Mimik und der gesamten Körpersprache, die wechselseitig offen, aber auch ablehnend sein kann. Die Aufgabe des/der Recruiter*In ist es, dies zu hinterfragen und widerzuspiegeln. Denn auch diese Interaktionen können darauf hinweisen, ob eine künftige Zusammenarbeit funktionieren wird oder ob die Einstellung neuer Mitarbeitenden bereits zum Scheitern verurteilt ist.

Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
Recruiter*Innen kommen sehr oft mit unterschiedlichen Fachbereichen und Ansprechpartner*Innen in Kontakt. Manchmal suchen hochspezialisierte Fachbereiche ausgewiesene akademische Spezialisten und ein anderes Mal werden Aushilfen, Praktikanten oder Berufe mit keiner bzw. geringer Qualifikation gesucht.

Empathische Recruiter*Innen machen in der Regel keinen Unterschied zwischen akademisch oder nicht akademisch, sondern begreifen die Menschen um sich herum als Individuen mit Bedürfnissen. Dabei steht im Vordergrund, sich in Menschen einzufühlen und mit den richtigen Fragen, aber auch Rückmeldungen, ein gutes Gespräch zu führen. Die Fachrichtung ist unerheblich, denn ungeachtet der Herkunft, der angestrebten Position oder der sozialen Stellung, sollten Recruiter*Innen keinerlei Berührungsängste haben, mit unterschiedlichen Menschen in den Austausch zu treten.

Für das Gegenüber wird das Gespräch einfacher, wenn es das Gefühl bekommt, eine ernsthaft interessierte Ansprechperson auf Augenhöhe zu finden.
Dazu gehört, dass Recruiter*Innen eloquent, emotional intelligent, lebenserfahren und offen sind. Aber auch das Rückgrat haben, eine anderslautende Meinung zu vertreten.

Hohe Auffassungsgabe und Flexibilität
Recruiter*Innen müssen nicht alle Fachthemen eines Unternehmens verstehen. Im Gegenteil, als Recruiter*In ist man nicht auf eine Branche oder ein bestimmtes Fachgebiet festgelegt. Die Profession des Recruitings ist das ausgezeichnete Gespür für die Bedürfnisse von Menschen. Diese sind in der Regel, ungeachtet der Branche und der Spezialisierung, gleich. Denn es geht um Einfühlungsvermögen, Wertschätzung und Kommunikationsfähigkeit.

Deshalb sollten Arbeitgeber, bei der Auswahl von Recruiter*Innen nicht zu sehr auf die einschlägige Branchenerfahrung achten.
Gute Recruiter*Innen sollten sogar mehrere Branchen kennengelernt und auch Einstellungsverfahren für unterschiedliche Vakanzen begleitet haben. Damit zeigen sie, dass sie sich auf unterschiedliche Situationen, Anforderungen und Menschen einstellen können. Denn nichts schult mehr, als der Umgang mit verschiedenen Charakteren.

Lösungsorientierung
Eine erfolgreiche Einstellung und auch eine geringe Fluktuationsquote während und nach dem Einstellungsprozess ist eine Teamleistung. Denn nur im Zusammenspiel aller involvierten Bereiche, wird aus der viel beschworenen „Candidate Experience“ ein langfristiges und beständiges Arbeitsverhältnis.

Sicherlich kann es passieren, dass sich nach der Einstellung neuer Mitarbeitenden, trotz sorgfältiger Auswahl, herausstellt, dass es doch nicht passt. Manchmal sind es die Vorstellungen der neuen Beschäftigten, ein anderes Mal sind es die Erwartungen der Fachbereiche, die sich nicht erfüllt haben.

Wichtig dabei ist, dass Fachbereiche und Recruiting bzw. der Personalbereich im Austausch bleiben und nach (internen) Lösungen suchen. Es sollte beispielsweise geprüft werden, ob durch Schulungen fehlendes Fachwissen vermittelt oder durch eine interne Umbesetzung allen Beteiligten geholfen werden kann. Im schlimmsten Fall, wenn eine Trennung unausweichlich ist, sollte eine Reflektion erfolgen, was man bei einer neuen Rekrutierung verbessern kann und worauf man noch gezielter achten sollte.

Möchten auch Sie Ihr Recruiting professionalisieren, Ihre Vakanzzeiten und Fluktuation reduzieren? Neben Interviewschulungen für Einstellungsverantwortliche, unterstütze ich Arbeitgeber auch als Interims-Recruiterin. Lassen Sie uns gemeinsam besprechen, wie ich Sie unterstützen kann. Kontaktieren Sie mich unter 0151-20102018 oder via E-Mail: kloos@mehrwert-kompetenz.de