Onboarding: Der Grundstein für einen erfolgreichen Start

Der Wechsel des Arbeitgebers ist für die meisten Beschäftigten mit vielen Fragen und Unsicherheiten verbunden. Nicht nur, dass man sich neu beweisen und sich neue Netzwerke aufbauen muss. Auch die Eingewöhnung und das Einfinden in die Strukturen und Abläufe sind für neue Mitarbeitende Hürden, die überwunden werden müssen.

Arbeitgeber können einiges dazu beitragen, damit die Einarbeitung erfolgreich verläuft und neue Beschäftigte sich schnell in das Unternehmen integrieren.

Mit den nachfolgenden Tipps können Arbeitgeber ein erfolgreiches Onboarding etablieren:

Herzlicher Empfang
Neue Beschäftigte passieren an ihrem ersten Arbeitstag in der Regel den Haupteingang. Vielleicht gibt es dort einen Empfangsbereich, an dem Sie einen Aufsteller platzieren können, mit dem Sie neue Beschäftigte namentlich an ihrem ersten Arbeitstag begrüßen.

Willkommensgeschenke
Ihr Unternehmen verfügt sicherlich über gebrandete Werbegeschenke. Angefangen von Kugelschreibern, Blöcken, Tassen, T-Shirts, Baseballcaps oder sonstigen kleinen Nettigkeiten. Stellen Sie für Ihr neues Teammitglied ein Starterkit zusammen.
Insbesondere Tassen und Kugelschreiber werden unabhängig von der Position des neuen Beschäftigten immer benötigt. Legen Sie noch Studentenfutter oder Traubenzucker bei, denn die ersten Tage werden bestimmt eine Flut an Informationen für das neue Teammitglied mit sich bringen. Da kann Nervennahrung nicht schaden. Sitzt das neue Teammitglied an einem Schreibtisch? Dann sollte ein Blumenstrauß darauf nicht fehlen.

Alles bestellt und eingerichtet
Es ist ein Selbstverständnis, dass das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz vorfinden sollte bzw. eine vollständige Arbeitsausrüstung erhält.

Paten
Direkt am ersten Arbeitstag sollte das neue Teammitglied seinen Paten kennenlernen. Paten sollten erfahrene Kolleg*innen aus der Abteilung sein, die das neue Teammitglied in der Einarbeitung begleiten. Auch darüber hinaus sollten Paten dafür sorgen, dass sich das neue Teammitglied in den ersten Tagen gut im Unternehmen zurechtfindet und Kontakt zu anderen Kolleg*innen bekommt.

Einarbeitungsmappe
Die ersten Tage bringen für neue Beschäftigte nicht nur eine Flut an Informationen und jede Menge Gesichter und Namen mit sich. Auch die firmeninternen Gepflogenheiten, Richtlinien und Ansprechpartner*innen kann sich kaum jemand innerhalb kurzer Zeit merken. Stellen Sie eine Einarbeitungsmappe zusammen, die alle wichtigen Informationen und Informationsquellen beinhaltet.

Einarbeitungsplan
Der Einarbeitungsplan bedeutet für viele Beschäftigte am Anfang erst einmal nur Stress. Oftmals findet in eng getakteten Zeitfenstern das Kennenlernen verschiedener Ansprechpartner*innen statt. Es fehlt oft noch an Orientierung im Gebäude und man kann sich schon mal in den unterschiedlichen Gängen und Etagen verlaufen.
Geben Sie Ihrem neuen Teammitglied etwas Zeit, sich an die neue Umgebung zu gewöhnen und zwischendurch mal Luft zu holen.

Virtueller Rundgang
Im Zuge der Einarbeitung und dem Kennenlernen verschiedener Ansprechpartner*innen im Unternehmen kann ein virtueller Rundgang sehr hilfreich sein. Eingebunden in das Intranet oder in die Mitarbeiter-App kann so der Einstieg und das Zurechtfinden im Unternehmen immens erleichtert werden.

Steckbrief des neuen Teammitglieds
Gerade neue Mitarbeitende müssen sich in den ersten Tagen neuen Ansprechpartner*innen gegenüber mehrfach vorstellen. Hilfreich ist es, wenn die Kolleg*innen einen kurzen Steckbrief des neuen Teammitglieds erhalten, in dem es sich selbst kurz vorstellt, gerne auch mit witzigen Anekdoten. So können Kolleg*innen direkt darauf aufbauend in ein Kennenlerngespräch einsteigen und die ersten Barrieren des Kennlernens sind damit überwunden. Achten Sie aber darauf, dass das neue Teammitglied damit einverstanden ist. Vielleicht kann es seinen Steckbrief während der Preboardingphase selbst erstellen und so aktiv bei der Integration mitwirken.

Onboarding Day / Welcome Day
Gerade wenn man mehrere neue Kolleg*innen zu einem bestimmten Termin einstellt, lohnt sich der Welcome Day. Hier vermittelt man den neuen Beschäftigten die Werte und die Ziele des Arbeitgebers. Einzelne Abteilungen können ihre Aufgaben und Abläufe vorstellen und das Kennenlernen anderer Mitarbeitenden kommt dabei auch nicht zu kurz.

Weitergabe von Wissen sichern (Debriefing)
Ein neues Teammitglied für das Unternehmen zu gewinnen ist oftmals mehr als nur einen Ersatz für ausgeschiedene Beschäftigte einzustellen. Nicht immer kann eine Einarbeitung durch bisherige Stelleninhaber*in gewährleistet werden. Deshalb ist es umso wichtiger, dass ausscheidende Beschäftigte eine gute und aussagekräftige Dokumentation ihres bisherigen Aufgabenfeldes hinterlassen.
Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass Ihr neues Teammitglied auf das Wissen des ausscheidenden Beschäftigten zurückgreifen kann.

Neue Impulse und Sichtweisen zulassen
Neben der Bewahrung und Weitergabe von bestehendem Wissen, kommen auch neues Wissen und Erfahrungen des neuen Teammitglieds hinzu. Gerade wenn Sie sich für eine erfahrene Fachkraft entschieden haben, sollten Sie dieser auch die Möglichkeit geben, bestehende Abläufe in Frage zu stellen und zu verändern. Dadurch erhalten Unternehmen nicht nur neue Impulse, sondern auch die Möglichkeit, umzudenken und sich fortschrittlich aufzustellen.

Regelmäßiges Feedback
Eine erfolgreiche Einarbeitung steht und fällt mit der Kommunikation. Diese kann sowohl ausschließlich das fachliche Themenfeld, aber auch das persönliche Miteinander umfassen. Idealer Weise findet (auch nach der Einarbeitung und der Probezeit) ein regelmäßiger Austausch statt, der fachliches und persönliches beinhaltet. Im Rahmen dessen sollte das Feedback des Teams, des neuen Teammitglieds und der Führungskraft einfließen. Regelmäßige (wertschätzende) Kommunikation ist das A und O bei der erfolgreichen Bindung von Beschäftigten und trägt in höchstem Maße zur Motivation bei. Zudem kann verhindert werden, dass es zu Missverständnissen kommt, die in einer Probezeitkündigung münden.

Austausch mit anderen Kolleg*innen
Fördern Sie den Austausch der Kolleg*innen untereinander. Sei es durch regelmäßige Meetings in eigens eingerichteten Kommunikations- und Pausenzonen oder durch ein regelmäßiges Zusammentreffen der Kolleg*innen. Neben der fachlichen Zusammenarbeit spielen die persönlichen Schwingungen eine große Rolle. Je besser das Team harmoniert, umso höher ist die Loyalität zum Arbeitgeber.

Weiterbildungen
Prüfen Sie schon während der Einarbeitung, welche Weiterbildungen für das neue Teammitglied notwendig sind. Vielleicht haben Sie auch im Einstellungsinterview Zusagen zu Weiterbildungen getroffen. Lassen Sie Ihre Worte wahr werden und erhöhen Sie die Kompetenz Ihres neuen Teammitglieds. Erwiesenermaßen wirken sich Weiterbildungen auch positiv auf die Produktivität und die Arbeitsergebnisse aus.

Ein professionelles Onboarding bringt für Sie und Ihre neuen Beschäftigten die folgenden Vorteile:

Gut eingearbeitete Beschäftigte sind schneller produktiv
Durch die damit gezeigte Wertschätzung erhöhen Sie die Motivation der neuen Beschäftigten
Es können viele Einarbeitungsfehler vermieden werden
Die Fluktuation während der Probezeit sinkt
Sie vermeiden Fachkräfteengpässe

Hat dieser Artikel Ihr Interesse geweckt und möchten Sie nun erfahren, wie Sie zielgerichtet (neue) Beschäftigte an sich binden?
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