Preboarding: Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag

Der Vertrag ist unter Dach und Fach und der Recruitingprozess ist augenscheinlich beendet. Für viele Arbeitgeber beginnt nun das Warten auf das neue Teammitglied. Manchmal kann dieser Zeitraum mehrere Monate andauern, insbesondere bei Fachkräften mit spezieller Expertise. Denn diese haben zumeist sehr lange Kündigungsfristen bei ihrem bisherigen Arbeitgeber.

Gerade in der Zeit zwischen Vertragsunterschrift und geplantem Eintrittstermin kommt es nicht selten vor, dass neugewonnene Beschäftigte vom Vertrag zurücktreten.
Dies ist für den neuen Arbeitgeber sehr ärgerlich, denn der monetäre und zeitliche Aufwand, eine hochqualifizierte Position zu besetzen, ist immens.

Deshalb ist es wichtig, dass der künftige Arbeitgeber beziehungsweise die künftige Führungskraft die Kommunikation, auch nach Abschluss der Rekrutierungsphase, aufrechterhält und frühzeitig eine Bindung zum neuen Teammitglied aufbaut.
Erwiesenermaßen steigt die Loyalität zum Arbeitgeber, wenn sich Beschäftigte und Bewerber*innen wertgeschätzt und einbezogen fühlen.

Man kann mit dem sogenannten Preboarding direkt nach Vertragsunterzeichnung starten. Es hängt immer von der eigenen zeitlichen Verfügbarkeit ab. Wenn der Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und Eintrittstermin länger als 4 Wochen beträgt, sollten sich Arbeitgeber einen Zeitplan erstellen, wann sie mit welchen Informationen während des Preboadings auf neue Mitarbeitende zugehen.

Nachfolgende Tipps können dabei helfen, ein professionelles Preboarding in den Arbeitsalltag der Führungskraft zu integrieren und dieses, ohne größeren zeitlichen Aufwand, durchzuführen. Dabei sollte folgendes beachtet werden:

der Turnus für die Umsetzung der nachfolgenden Tipps sollte regelmäßig, aber nicht zu eng, getaktet sein
der Inhalt Ihrer Kommunikation sollte eine fachliche und persönliche Relevanz haben
die Informationen sollten kurz und prägnant gehalten sein, damit sich der/die künftige Mitarbeiter*in nicht von zu vielen Informationen überrumpelt fühlt

Benennen Sie einen Paten / Mentor, der das neue Teammitglied künftig, auch während der Einarbeitung, begleitet
Der Einarbeitungspate / Einarbeitungsmentor sendet dem neuen Teammitglied eine E-Mail, in dem er sich kurz vorstellt und sich für Fragen anbietet. In dieser Mail kann er auch gerne schreiben, dass er sich auf die künftige Zusammenarbeit sehr freut!

Zeigen Sie Interesse und Mitgefühl
Eine Kündigung beim bisherigen Arbeitgeber auszusprechen ist für viele Menschen eine schwierige Angelegenheit. Wenn Sie im vorangegangenen Interview mitbekommen haben, dass Ihr künftiges Teammitglied bisher sehr loyal zum bisherigen Arbeitgeber war, fragen Sie doch mal nach, wie es ihm/ihr nun nach der Kündigung geht.

Nehmen Sie am Leben Ihres neuen Teammitglieds teil
Anhand des Lebenslaufes kennen Sie den Geburtstag des neuen Teammitgliedes. Hat das neue Teammitglied zwischenzeitlich Geburtstag? Rufen Sie doch einfach mal kurz an oder gratulieren per E-Mail.

Binden Sie das künftige Team aktiv mit ein
Erstellen Sie Kurz-Steckbriefe mit Fotos und Aufgaben der Kolleg*innen. Aber achten Sie darauf, dass alle Teammitglieder damit einverstanden sind, es ist immerhin ein datenschutzrelevantes Thema. Im besten Fall sind im Dokument keine vollständigen Namen enthalten und jede/r Kolleg*in stellt sich in einem kurzen Satz vor. Das können förmliche, aber auch lustige Sätze sein.

Erhöhen Sie das Zugehörigkeitsgefühl
Stehen zwischenzeitlich Teamevents oder Firmenveranstaltungen an?
Laden Sie das neue Teammitglied dazu ein und stellen es den anderen Mitarbeitenden vor.

Zeigen Sie dem neuen Teammitglied, dass es gebraucht wird
Gibt es neue Projekte oder Aufgaben, in die das neue Teammitglied später involviert sein wird? Geben Sie ihm/ihr eine kurze Info darüber, mit dem Hinweis, dass Sie sich schon auf seine/ihre tatkräftige Unterstützung freuen! Natürlich sollen Sie im Vorfeld damit keine vertraulichen Internas verraten!

Halten Sie das neue Teammitglied auf dem Laufenden
Informieren Sie darüber, wenn die neue Arbeitsbekleidung oder die Arbeitsplatzausstattung eingetroffen ist. Machen Sie ein Foto davon, um es auch visuell zu untermauern.

Sorgen Sie für Klarheit
Je näher der erste Arbeitstag rückt, umso mehr Fragen stellen sich möglicherweise beim neuen Teammitglied. Senden Sie eine kurze Checkliste, was er/sie am ersten Tag beachten muss:

Wann soll er/sie da sein?
Wo muss er/sie sich anmelden?
Wer nimmt ihn/sie in Empfang?
Wie wird der erste Tag grob verlaufen?
Müssen eigene Getränke / Pausenverpflegung mitgebracht werden?
Welcher Bekleidungsstil ist passend?

Zeigen Sie Weitblick
Wird es einen Onboarding-Tag für die neuen Mitarbeitenden geben und steht der Termin schon fest?
Informieren Sie Ihr neues Teammitglied darüber.

Sicherlich variieren die Möglichkeiten von Unternehmen zu Unternehmen. Manche Unternehmen haben einen eigenen Intranetbereich für das Preboarding oder verwenden eine entsprechende App. Diese kann man, wenn vorhanden, natürlich auch in das Preboarding einbeziehen. Wichtig und unerlässlich ist jedoch die persönliche Note. Am besten versetzen sich Führungskräfte in die Situation der neuen Beschäftigten. Welche Ängste, Sorgen und Erwartungen gehen mit einem Arbeitgeberwechsel einher?
Bedenken Sie, neben der Aufgabe und den Rahmenbedingungen entscheiden sich Beschäftigte auch immer für zwischenmenschliche Faktoren. Diese können Sie als Führungskraft am ehesten beeinflussen und dazu beitragen, dass Beschäftigte sich mit ihrem (künftigen) Arbeitgeber identifizieren.

Erfahren Sie in meinem nächsten Artikel, wie Arbeitgeber ein professionelles Onboarding gestalten und damit die Wahrscheinlichkeit einer Probezeitkündigung reduzieren.

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