In meinen Coachings begegnet mir eine Thematik immer wieder: Jemand sagt etwas, doch die andere Person versteht es nicht oder missinterpretiert es. Oft herrscht die Annahme: Wenn jemand etwas nicht versteht, liegt das Problem beim Empfänger. Aussagen wie: „Ich habe es doch klar gesagt“, „Das sollte man doch wissen“ oder „Wer das nicht versteht, hat nicht richtig zugehört“ sind weit verbreitet. Doch ist es wirklich so einfach?
Verständigung beginnt bei uns selbst
Erfolgreiche Kommunikation setzt voraus, dass wir nicht nur unseren Standpunkt darlegen, sondern auch prüfen, ob unser Gegenüber diesen wirklich erfassen kann. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle:
- Sprache und Ausdruck: Verwenden wir Fachbegriffe oder Anglizismen, die für unser Gegenüber unverständlich sind? Nutzen wir abstrakte oder komplizierte Formulierungen, die Mehrdeutigkeit zulassen?
- Körpersprache und Tonfall: Vermittelt unsere Mimik und Gestik das, was wir wirklich sagen wollen? Passt unser Tonfall zur Botschaft?
- Empathie und Perspektivwechsel: Haben wir uns in unser Gegenüber hineinversetzt und bedacht, wie unsere Worte wirken? Ist unser Gegenüber überhaupt aufnahmefähig für unser Anliegen?
- Fragen statt Annahmen: Haben wir geprüft, ob unser Gegenüber unsere Botschaft wirklich verstanden hat? Ist die Person die richtige Ansprechperson für unser Anliegen? Hat sie die notwendige Kompetenz?
- Appell oder Information: Steht hinter der Kommunikation eine klare Handlungsaufforderung? Wer soll handeln? Oder wollten wir nur eine Information teilen?
Die Illusion der objektiven Klarheit
Viele gehen davon aus, dass ihre Aussagen unmissverständlich sind. Doch Kommunikation ist immer geprägt von individuellen Erfahrungen, kulturellen Hintergründen und persönlichen Assoziationen. Ein Wort oder eine Geste kann für verschiedene Menschen vollkommen unterschiedliche Bedeutungen haben.
Ein klassisches Beispiel aus dem Meeting Alltag: Ein Teammitglied sagt: „Das müsste bald erledigt werden.“ Für die eine Person bedeutet „bald“ „morgen“, für eine andere „in den nächsten zwei Wochen“. Zudem fühlt sich niemand explizit angesprochen, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass die Aufgabe liegen bleibt.
Hier ist die Verantwortung des Sprechers gefragt: Klarheit schaffen, konkretisieren, adressieren. Eine präzisere Formulierung wäre beispielsweise: „Könntest du diese Aufgabe bis Freitag übernehmen?“
Mehr Bewusstsein für Verständigung entwickeln
Wer Missverständnisse allein auf den Empfänger schiebt, übersieht die eigene Verantwortung. Nachhaltige Verständigung entsteht nicht durch die Erwartung, dass unser Gegenüber sich „mehr anstrengt“, sondern durch die Art und Weise, wie wir kommunizieren.
Ein erster Schritt könnte sein, sich regelmäßig zu fragen:
- Habe ich meine Botschaft klar genug formuliert?
- Könnte meine Wortwahl zu Missverständnissen führen?
- Habe ich sichergestellt, dass mein Gegenüber meine Begriffe genauso versteht wie ich?
- Bin ich offen für Rückfragen und bereit, meine Aussagen zu präzisieren?
Ein hilfreiches Mittel sind gezielte Kontrollfragen und Einbindung des Gegenübers, um das gemeinsame Verständnis zu prüfen:
- „Ich möchte sicherstellen, dass ich mich verständlich ausgedrückt habe. Kannst du mir kurz zusammenfassen, was du mitgenommen hast?“
- „Wie würdest du im nächsten Schritt vorgehen?“
- „Welche Ideen hast du zum beschriebenen Vorgehen bzw. was würdest du anders machen?“
Klare Kommunikation steigert die Produktivität
Kommunikation ist ein dynamischer Prozess, der aktiv gestaltet werden muss. Wer verstanden werden will, sollte nicht nur darauf vertrauen, dass sein Gegenüber aufmerksam zuhört, sondern bewusst zur Verständigung beitragen. Eine klare, präzise und empathische Kommunikationskultur im beruflichen Umfeld minimiert Missverständnisse und reduziert dadurch Verzögerungen. Dies führt zu effizienteren Arbeitsabläufen und einer gesteigerten Produktivität.
Welche Erfahrungen habt ihr im Berufsalltag mit Verständnis und Verständigung gemacht? Wie stellt ihr sicher, dass eure Botschaft klar ankommt?